Banyak perusahaan di Indonesia masih mengandalkan Excel untuk mengelola data karyawan, absensi, dan payroll. Di awal, Excel memang tampak gratis dan mudah dipakai. Namun seiring bertambahnya jumlah karyawan dan meningkatnya kompleksitas operasional, penggunaan Excel sering menimbulkan biaya tersembunyi yang sebenarnya jauh lebih besar dibanding penggunaan Software HRIS.
1. Biaya Awal: Excel Gratis, HRIS Berbayar—Tapi Tidak Sesederhana Itu
Excel memang tidak membutuhkan biaya tambahan jika Anda sudah memiliki lisensi Microsoft. Namun HRIS memiliki biaya langganan bulanan atau tahunan. Sekilas HRIS tampak lebih mahal, tetapi Anda perlu mempertimbangkan biaya waktu kerja HR, revisi laporan, risiko kesalahan payroll, hingga potensi denda pajak. Semua itu adalah biaya nyata yang sering tidak disadari.
2. Ketergantungan pada Input Manual
Salah satu kelemahan terbesar Excel adalah kebutuhan input manual. HR sering harus memasukkan data absensi, lembur, izin, dan komponen payroll satu per satu. Ini memakan waktu berjam-jam setiap bulan dan sangat rawan terjadi kesalahan. HRIS, sebaliknya, mengotomatisasi sebagian besar input, sehingga waktu kerja HR jauh lebih efisien dan risiko kesalahan dapat ditekan.
3. Risiko Human Error yang Tinggi
Kesalahan formula Excel adalah masalah klasik. Satu sel yang salah rumus bisa membuat seluruh laporan tidak akurat. Kesalahan payroll bisa menimbulkan ketidakpuasan karyawan dan kerugian finansial. Software HRIS memiliki struktur yang lebih stabil dan teruji sehingga meminimalkan resiko error yang merugikan perusahaan.
4. Produktivitas HR yang Terganggu
HR idealnya fokus pada strategi perusahaan: pengembangan budaya kerja, pelatihan, perencanaan SDM, dan retensi karyawan. Namun jika HR masih disibukkan dengan input data di Excel, produktivitasnya akan terserap oleh pekerjaan administratif. HRIS membantu mengalihkan tugas manual menjadi otomatis sehingga HR dapat bekerja lebih strategis.
5. Penghitungan Payroll: Manual vs Otomatis
Excel membutuhkan formula kompleks untuk menghitung lembur, potongan, PPh21, dan BPJS. Setiap perubahan kebijakan harus diperbarui manual. Sementara HRIS menyediakan sistem otomatis yang langsung menghitung berdasarkan aturan. Payroll bisa selesai dalam hitungan menit, bukan berjam-jam.
6. Laporan Bulanan Lebih Akurat dengan HRIS
Membuat laporan HR menggunakan Excel membutuhkan rekapan manual dari berbagai file. Dengan HRIS, laporan seperti absensi, turnover, performa karyawan, hingga payroll dapat dihasilkan otomatis. Ini mempercepat pengambilan keputusan manajemen.
7. Skalabilitas: Excel Tidak Dirancang untuk Pertumbuhan
Jika perusahaan Anda mulai bertambah karyawan, membuka cabang baru, atau memiliki banyak shift kerja, Excel akan semakin tidak efisien karena file makin berat dan data makin sulit dikelola. HRIS dirancang untuk mendukung pertumbuhan bisnis tanpa menambah beban kerja HR.
Contoh Perhitungan Biaya
Excel:
-
Waktu pengelolaan HR manual: ± 40 jam/bulan
-
Jika gaji HR Rp5.000.000/bulan = Rp28.000/jam
-
Biaya waktu kerja HR per bulan: 40 × Rp28.000 = Rp1.120.000
HRIS:
-
Biaya langganan rata-rata HRIS: ± Rp500.000–Rp2.000.000/bulan
-
Waktu kerja lebih efisien hingga 70%
Hasilnya? HRIS sering jauh lebih hemat, terutama jika perusahaan mulai berkembang.
Cakupan Penggunaan HRIS di Indonesia
Software HRIS dapat digunakan oleh perusahaan dari berbagai sektor: manufaktur, retail, logistik, kuliner, kesehatan, pendidikan, konstruksi, hingga startup. Penggunaannya juga tersebar dari kota besar seperti Jakarta, Bandung, Surabaya, Medan, Makassar, Denpasar hingga kota-kota kecil di seluruh Indonesia. Karena berbasis cloud, sistem dapat digunakan di kantor cabang mana pun.
Kesimpulan
Jika perusahaan Anda ingin bekerja lebih cepat, akurat, dan efisien, maka HRIS jauh lebih menguntungkan dibanding Excel. Meski memiliki biaya langganan, keuntungan jangka panjang seperti otomatisasi, waktu kerja yang lebih ringan, dan minim error membuat HRIS menjadi investasi penting bagi pertumbuhan perusahaan.
FAQ (Pertanyaan Umum)
1. Apakah Excel masih bisa digunakan untuk perusahaan kecil?
Bisa, namun HRIS tetap lebih aman dan efisien meski karyawan masih sedikit.
2. Apakah HRIS memang lebih murah dalam jangka panjang?
Ya. HRIS mengurangi biaya waktu kerja HR, risiko kesalahan payroll, dan mempercepat operasional.
3. Apakah HRIS sulit dipelajari?
Tidak. Kebanyakan sistem HRIS memiliki tampilan yang sederhana dan mudah digunakan.
4. Apakah data di HRIS aman?
Sangat aman karena menggunakan enkripsi dan backup berkala.
5. Apakah HRIS bisa diintegrasikan dengan mesin absensi?
Bisa. HRIS modern mendukung fingerprint, face recognition, GPS, dan mobile attendance.
Hubungi Kami
Ingin beralih dari Excel ke HRIS yang lebih efisien? Hubungi kami untuk konsultasi dan presentasi solusi terbaik bagi perusahaan Anda.